Soft-skills
эффективный time-managment на работе и в жизни
я опоздаю
я тоже
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это возможность организовать свое время таким образом, чтобы при наименьших затратах достигнуть наибольших результатов
Принципы тайм-менеджмента
- ПриоритизацияЧтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению
- ПланированиеЧтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет
- СтруктурированиеЧтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты
Несмотря на то, что большинство из нас имеет цели, также у большинства из нас эти цели слишком туманны, чтобы быть достигнутыми. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, нам необходимо научиться устанавливать цели – что естественным образом сохранит наше время в долгосрочной перспективе, и увеличит нашу эффективность в управлении временем
Во многих сферах нашей жизни нам необходимо решать множество задач, какие-то и являются более важными, какие-то менее, но, учитывая, что мы не всегда можем помнить обо всех делах, некоторые, даже важные из них, мы не завершаем. Виной тому может быть отсутствие списка задач – одного из важнейших инструментов управления временем. Смысл списка задач состоит в том, что он позволяет определить приоритеты важных для выполнения дел и «разобрать» большие задачи на конкретные и действенные шаги. Ваш список задач может иметь любую, а главное понятную для вас форму – с любым способом категоризации и распределения приоритетов.
Если вы не расставляете приоритетов, то можете потратить большую часть своего времени на менее значимые дела. Отсутствие приоритетов – одна из основных ошибок тайм менеджмента, это означает, что вы тратите своё время крайне неэффективно – поскольку более важные дела необходимо совершать заблаговременно. Возможно, вам кажется, что расстановка приоритетов это лёгкое дело, но всё обстоит несколько иначе, особенно когда это касается множества срочных дел. Ведь важно найти разницу между срочными и важными делами – поскольку многие срочные дела могут на самом деле подождать, тогда как важные дела, требуют безотлагательного совершения
Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу? Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени
Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Обычный человек может эффективно решать одну задачу за один раз. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит. Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами
Насколько хорошо вы себя знаете? Жаворонок вы или сова? В какое время дня вы наиболее работоспособны? В какое время дня вам требуется сначала «расшевелиться», прежде чем начать работать в полную силу? Знание и соблюдение своих биологических часов при составлении плана ваших задач имеет большое значение для эффективности совершаемых вами дел. Помимо того, что вы используете время наиболее эффективно, следуя своим биологическим часам, вы с наибольшей эффективностью используете внутренние ресурсы
Всем нас свойственно отвлекаться, особенно часто это происходит, когда мы совершаем рутинную работу, где любые внешние раздражители начинают казаться более привлекательными, нежели наша текущая деятельность. Многие люди вместо дела переключаются на очередной сериал, фильм, просмотр интернет страниц в поисках чего- нибудь интересного или компьютерную игру, и даже не замечают, как проходит драгоценное время, которое могло быть использовано с большей пользой. Эту значительную ошибку в управлении временем люди совершают день за днём, пропуская более важные дела, и, в конце концов, осознавая, как много времени было потрачено зря. Поэтому, для лучшего контроля над своим временем, необходимо научиться устранять отвлекающие факторы или же сводить их к минимуму
Типичные ошибки организации выполнения работы
- Попытка сделать одновременно несколько делМаксимальная продуктивность достигается только тогда, когда мы сконцентрированы на одной задаче
- Непонимание стоимости переключенияСтоимость переключения внимания с одной задачи на другую до полной концентрации составляет в среднем 2 минуты
- Непонимание влияния энергии на фокусировку вниманияНеобходимо равномерно распределять ограниченный объем энергии на весь день. Системно и осознанно повышать свой уровень энергетики
- Потерянные мыслиЛюбая мысль должна приходить в голову один раз, после чего должна реализовываться или записываться так, чтобы ее можно было найти в удобное для вас время в течение 1 секунды
- Непонимание личных поглотителей времениДоговориться о принципах самоорганизации с самим собой
ТОП навыков высокоэффективных людей
Проактивная речь
проактивные люди полностью берут на себя ответственность за свою собственную жизнь, которая зависит от их собственных решений, а не от действий окружения и внешних обстоятельств
Реактивная речь
это речь, в которой человек ,как правило, снимает с себя ответственность за то или действие, или же приуменьшает свои возможности
я ничего не могу поделать
Что мне сейчас необходимо сделать, чтобы проект прошел успешно?
Круг влияния
Круг забот
На каком круге, в основном, фокусируемся мы?
Правила постановки цели
Конкретная
Измеримая
В тайминге
Согласованная
Достижимая
Цель должна быть сформулирована в письменной форме (это в несколько раз повышает вероятность достижения).
Записывая цель, вы превращаете ее во что-то конкретное и осязаемое – то, что можно взять в руки, рассмотреть, прикоснуться, почувствовать.
Записывая цель, вы превращаете ее во что-то конкретное и осязаемое – то, что можно взять в руки, рассмотреть, прикоснуться, почувствовать.
Как разобраться с планированием дня/недели?
- Правило 1Вечером, при планировании дня, просматривается раздел «Неделя». Все, что актуально переносится в раздел «ДЕНЬ»
- Правило 2Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Месяц». Все наиболее актуальное переносится в раздел «НЕДЕЛЯ»
- Обратить внимание!Следует отметить, что это не простое просматривание, а контроль, который служит для корректировки целей и поиска путей их достижения
Матрица Эйзенхауэра
Квадрант I. Работоголики
Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис.Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы.
Стресс и кризис – это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким‑то причинам заканчивается на какое‑то время.
При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.
Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис.Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы.
Стресс и кризис – это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким‑то причинам заканчивается на какое‑то время.
При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.
Квадрант II. Я в замке король
Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II?
Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи.В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную.
Вы выбрали роль активного лидера,Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, время выполнения задания, определение команды исполнителей. Вы управляете всеми активностями, перечисленными в квадранте II! Знаете, в чем состоит разница между менеджером‑исполнителем и лидером?
Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II?
Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи.В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную.
Вы выбрали роль активного лидера,Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, время выполнения задания, определение команды исполнителей. Вы управляете всеми активностями, перечисленными в квадранте II! Знаете, в чем состоит разница между менеджером‑исполнителем и лидером?
A
D
C
B
Квадрант III. Суета сует, или Крошечка‑Хаврошечка
Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так.
Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию; быстро и эффективно провели заседание; установили часы, в которые
Вы могли бы заняться Вашей непосредственной работой без помех, – Вы, несомненно, пришли бы к выводу, что неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие‑то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.
Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.
Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так.
Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию; быстро и эффективно провели заседание; установили часы, в которые
Вы могли бы заняться Вашей непосредственной работой без помех, – Вы, несомненно, пришли бы к выводу, что неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие‑то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.
Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.
Квадрант IV. Праздный образ жизни, безответственность
Как часто случается такое, что вы отвлеклись на новостную ленту? Отправились на очередной перерыв, хотя ходили 20 минут назад? Задачи четвертого квадранта - это задачи, которые не имеют смысла и конечной цели. Часто являются отвлекающими. Такие задачи нужно стремиться исключить из своей жизни или минимизировать насколько это возможно
Как часто случается такое, что вы отвлеклись на новостную ленту? Отправились на очередной перерыв, хотя ходили 20 минут назад? Задачи четвертого квадранта - это задачи, которые не имеют смысла и конечной цели. Часто являются отвлекающими. Такие задачи нужно стремиться исключить из своей жизни или минимизировать насколько это возможно
Планирование рабочего дня
Жесткие задачи
Привязанные к конкретному времени (переговоры с клиентом 12.00-13.00).
По тому, насколько вы пунктуальны, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои деловые обязательства.
Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
По тому, насколько вы пунктуальны, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои деловые обязательства.
Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
- дорогу
- вспомогательные дела
- организационные нестыковки
Гибкие задачи
Не привязаны к конкретному времени. Их не должно быть много.
В среднем это 10-15% от основного количества задач.
Гибкие задачи легко можно перенести на другой день или делегировать кому-нибудь из коллег
В среднем это 10-15% от основного количества задач.
Гибкие задачи легко можно перенести на другой день или делегировать кому-нибудь из коллег
Бюджетируемые задачи
Эти задачи сродни тому, чтобы съесть лягушку. Как правило, они большие по объему и трудозатратам.
Такие задачи часто имеют дедлайн.
НЕЛЬЗЯ планировать в свой день больше 1-2 подобных задач, так как базовое психологическое состояние человека не может обрабатывать больше двух объемных задач за раз
Такие задачи часто имеют дедлайн.
НЕЛЬЗЯ планировать в свой день больше 1-2 подобных задач, так как базовое психологическое состояние человека не может обрабатывать больше двух объемных задач за раз
Планирование по правилу 60/40
- Найдите формулировки, которые не являются результативно-ориентированными
- Переформулируйте их в формат конечного результата
- Обучение
- Перевести 15000 на счет Титову
- Позвонить Петрову ПиплМен-18
- Встретиться с Миниахметовым
- Договор «ОТК» Слепцов С.А.
- Совещание АО
- Составить план действий на завтра
- Созвониться с клиентом Т. о Дебиторке
- Напомнить о себе Вере Михайловне
- Выбить деньги из МедЛиги (упрУчет)
Работа в режиме многозадачности
Источник задачи
Влияние на работу коллег
Вклад в общий результат
Собственный интерес к задаче
Срочность
Сложность
Времязатратность
Наличие ресурсов
Биоритмы и рабочая деятельность
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма
Пройдем тест
Пройдем тест
Прокрастинация, и что с ней делать?
Стресс и тревога
Перфекционизм
Страх
Бунт
Нет мотивации
Избыток задач
Путешествие во времени
Ожидать ошибки
Признать самообман
Нет отвлечениям
Мобилизация сил